Offre d'emploi

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Titre d'emploi :
Technicien(ne) en administration - 2e affichage
Numéro de référence :
S019-10-0336
Catégorie d'emploi  :
Soutien administratif
Direction :
Direction des études
Service :
Service de l'organisation et du cheminement scolaires
Nom du supérieur immédiat :
Monsieur Christian Racine
Statut de l'emploi :
Régulier à temps complet
Durée de l'emploi prévue :
Lieu de travail :
1660, Boulevard de l'Entente, Québec, Québec, G1S 4S3
Horaire de travail :
Du lundi au vendredi de 8h à 16h ou de 8h30 à 16h30 (à déterminer avec le supérieur immédiat), à raison de 35 heures par semaine.
Début d'affichage externe :
2019-10-10
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2019-10-27 23:59
Échelle salariale :
Entre 22,23 $ et 29,05 $ selon expérience
Entrée en fonction prévue :
Le Cégep Garneau accueille près de 8000 étudiantes et étudiants à l’enseignement régulier ainsi qu'à la formation continue et aux services aux entreprises. Il a pour mission de mettre en œuvre des programmes d’études collégiales et un environnement éducatif reconnus pour leur qualité et leur dynamisme. Tourné vers l’avenir, ouvert sur le monde, il vise à ce que ses étudiants puissent acquérir les outils nécessaires pour réussir leurs études, se réaliser dans leur vie professionnelle et s’engager dans le développement de la société d’ici et d’ailleurs.
Le Cégep Garneau souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les handicapés, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.
Description :
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif auprès des responsables d'unités administratives. Elle participe à l’élaboration de normes, de procédures et d’outils de gestion dont les spécifications lui sont fournies par du personnel cadre ou professionnel. Elle participe aux opérations techniques liées à l'admission, à l'inscription, au choix de cours, à la confection d’horaires de même qu'à la gestion du dossier de l’étudiante ou de l’étudiant et du fichier informatique. Elle voit aux relations avec les autres unités administratives et les organismes externes. Elle réalise des tâches administratives complexes et assure le soutien technique dans la rédaction et la présentation des documents. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Elle s’assure de contribuer et d’adhérer aux finalités du Programme santé, sécurité et mieux-être au travail et aux études et de les intégrer dans ses pratiques, dans ses activités quotidiennes et dans son développement professionnel. Elle respecte l’application de la politique et des procédures en matière de santé, sécurité et mieux-être au travail. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

À titre d’information, voici quelques tâches spécifiques reliées à ce poste :
• Rencontrer les élèves qui font une demande de changement de nom ou de code permanent, s’assurer que les documents officiels sont conformes, transmettre au MEES ces demandes de changement, recevoir l’autorisation du changement et effectuer les modifications nécessaires au dossier;
• Rencontrer ponctuellement les étudiants internationaux pour divers besoins ou questionnements en agissant en tant que personne-ressource;
• Recevoir les appels téléphoniques, transmettre ou prendre les messages et fournir l’information;
• Effectuer la vérification des demandes d’admission afin de s’assurer de l’exactitude des documents requis par le MEES (documents liés à la citoyenneté ainsi que toutes les opérations reliées à la notion de résident ou non-résident);
• S’assurer de l’exactitude des données au système de gestion pédagogique par l’importation de données de Socrate et relativement aux étudiants internationaux, avec handicap et en alternance travail-études (frais, pièces justificatives, etc.);
• Effectuer une vérification et s’assurer de l’exactitude des statuts de la codification des cours de nos étudiants, des étudiants bénéficiant d’un statut particulier comme fin de DEC, ou bénéficiant de mesures particulières pour le financement accordé par le MEES;
• Collaborer, avec la Direction de la Formation continue et du service aux entreprises, à l’analyse des admissions pour la session d’été ou autres demandes;
• Effectuer la transmission de données relatives à l’effectif scolaire (données exigibles par le MEES pour le financement). Sélectionner les dossiers à transmettre, vérifier l’exactitude des rapports, corriger et retransmettre les données s’il y a lieu;
• Demander les rapports nécessaires établissant l’effectif scolaire. Analyser les rapports, effectuer les corrections lorsque nécessaire dans les systèmes du Ministère et à Clara et joindre les pièces demandées.

Les qualifications requises pour ce poste sont : Détenir un diplôme d’études collégiales en administration ou en bureautique avec la formation d’appoint complétée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Les exigences particulières pour ce poste sont les suivantes :
• Connaissance des programmes d’études, des conditions d’admission et des exigences liées à la diplomation au collégial ;
• Bonne connaissance des logiciels de la suite Office (Word de base et Excel intermédiaire) et aisance avec les technologies informatiques;
• Facilité à communiquer avec les différentes clientèles (élèves, parents, organismes externes, etc.) ;
• Aptitude à travailler dans des périodes intenses et avec de courtes échéances (ex : rentrées scolaires, période de choix de cours, etc.) ;
• Flexibilité à modifier son horaire de travail lors des périodes intenses ;
• Capacité à travailleur sur plusieurs dossiers au cours d’une même période ;
• Avoir la capacité de travailler sous pression et en équipe ;
• Posséder un excellent français oral et écrit;
• Posséder un grand sens de l’organisation du travail.
Tests requis :
Les candidates ou candidats retenus devront se soumettre à un test de français écrit et autres tests permettant de démontrer qu’elles ou qu’ils répondent aux exigences et qualifications ci-haut mentionnées. À titre d'information, les systèmes informatisés et ministériels suivants sont utilisés: CLARA, base de données CONCERTO du SRACQ, SYSEC, SOCRATE, CHARLEMAGNE, SOBEC, ETC.
Remarques :
Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae mis à jour afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Notez que vous devez avoir en main votre lettre de présentation et votre curriculum vitae, puisqu'il est obligatoire de les joindre à votre candidature.

Si vous posez votre candidature d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
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